необходимо для начала:
1) пара человек, которые берут на себя общее координировние подготовки мероприятия
2) группа добровольцев, которые
подтвержденно готовы тратить время и $ на подготовку мероприятия
3) собраться определиться с форматом мероприятия (езда по дорожной легенде, езда по фоткам мест, езда по зашифрованным в ребусах точкам и иное крео)
4) определени территории охвата (выбор района МО)
5) разработка повременного плана действий
6) разведка выбранного района МО - проверка дорог в целом
7) выработка маршрута, КВ, ВКВ...

прикатка маршрута с замерами времени и расстояний
9) крео по дополнительным конкурсам
10) крео по вопросам финансов (призы, поощрения, спонсорство)
по минимуму как-то так из того, что помнится..
думаю, коллеги смогут добавить и/или поправить
